Gazeta Podatkowa nr 16 (2099) z dnia 22.02.2024

Wymiana monitora a wartość początkowa zestawu komputerowego

Wymieniliśmy zepsuty monitor komputerowy na nowy. Stary monitor był elementem zestawu komputerowego, na który składała się jednostka centralna, monitor, klawiatura i myszka. Zestaw ten został już całkowicie zamortyzowany. Nowy monitor kosztował 2.200 zł netto. Czy należy zakwalifikować go jako nowy środek trwały i, zgodnie z polityką rachunkowości, jednorazowo zamortyzować, czy odnieść go na zwiększenie wartości początkowej zestawu komputerowego? Jak ująć w księgach likwidację zepsutego monitora?

Skoro monitor będący elementem zestawu komputerowego zepsuł się i wymieniono go na nowy, należy potraktować to jako remont i wydatek na zakup nowego monitora odnieść w księgach bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej.

Jak wynika z pkt 7.20 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105), remont to wykonywanie robót polegających na przywróceniu stanu pierwotnego istniejącego środka trwałego, w jakim został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych, które nie stanowią bieżącej konserwacji. Remont nie staje się ulepszeniem w razie stosowania do remontu materiałów innych - także lepszych, niż zawarte w środku trwałym w momencie jego przyjęcia do użytkowania, o ile nie powoduje to istotnej zmiany wartości użytkowej środka trwałego. Do jednych z najczęściej występujących w jednostce remontów zalicza się remonty bieżące, tj. typowe, awaryjne. Nakłady na remonty bieżące, na podstawie pkt 7.21 KSR nr 11, są traktowane jako koszty okresu, w którym zostały poniesione.

W opisanej sytuacji zestaw komputerowy stanowił środek trwały będący obiektem zbiorczym, czyli składającym się z kilku elementów. Taki obiekt figuruje w ewidencji środków trwałych jako pojedynczy obiekt inwentarzowy. Gdy jeden z elementów składających się na zestaw komputerowy, ze względu np. na awarię albo fizyczne zużycie, zostanie odłączony, co uniemożliwi dalsze używanie tego zestawu, to jego wymianę na nowy należy potraktować jak remont środka trwałego i wydatki na ten cel odnieść bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej - pod warunkiem, że taka wymiana nie spowodowała wzrostu wartości użytkowej zestawu komputerowego.

Zatem wymiana monitora w zestawie komputerowym uznana za remont nie wpływa na zmianę wartości początkowej tego zestawu. Wartości nowego monitora nie odnosi się bowiem na zwiększenie wartości początkowej zestawu komputerowego.

W ewidencji księgowej nie dokonuje się żadnych zapisów związanych z likwidacją zepsutego monitora. Wzmiankę o dokonanym remoncie środka trwałego, czyli wymianie monitora, należy zamieścić w karcie środka trwałego. Powinny w niej zostać wpisane dane dotyczące nowego monitora, m.in. jego model i numer seryjny. Potwierdzeniem fizycznej likwidacji zepsutego monitora, np. jeśli został on pozostawiony u sprzedawcy nowego monitora, może być uzyskany dokument potwierdzający jego przekazanie sprzedawcy.