Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 36 (791) z dnia 20.12.2012

Kradzież środka trwałego stwierdzona podczas inwentaryzacji

W wyniku prac inwentaryzacyjnych stwierdzono niedobór środka trwałego. Sprawa została zgłoszona na policję (postępowanie jest w toku). Ponieważ dotychczas przedmiotowy środek trwały był amortyzowany, mamy wątpliwość, czy należy skorygować amortyzację. Czy wartość nieumorzona takiego środka trwałego może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOP (oraz art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOF), odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór.

Zatem w myśl powołanych przepisów, odpisy amortyzacyjne od skradzionego środka trwałego stanowią koszty uzyskania przychodów do miesiąca, w którym stwierdzono jego niedobór (a więc łącznie z odpisem amortyzacyjnym za ten miesiąc, w którym stwierdzono niedobór).

Odnośnie natomiast rozliczenia straty powstałej w związku z kradzieżą środka trwałego należy przywołać art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy o PDOP (oraz art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PDOF). Jak wynika z tego przepisu, straty w środkach trwałych powstałe na skutek ich utraty stanowią koszty uzyskania przychodów w części niepokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych. Suma ta obejmuje zarówno odpisy amortyzacyjne stanowiące, jak i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Jak podkreślają organy podatkowe, kosztów uzyskania przychodów nie mogą jednak stanowić straty powstałe z winy czy w wyniku zaniedbań podatnika. Istotna jest możliwość wykazania przez podatnika, iż zachował on należytą staranność przejawiającą się przede wszystkim w zastosowaniu odpowiednich dla danej sytuacji środków ostrożności, np. odpowiednią ochroną obiektu, systemem zabezpieczeń, monitoringu czy dozoru.

Ponadto, fakt poniesienia straty z tytułu kradzieży musi zostać wiarygodnie udokumentowany. W praktyce najczęściej jest to protokół szkód, który powinien określać rodzaj szkody, jej ilość, wartość, oraz zawierać podpisy osób uprawnionych, w tym osób, które stwierdziły niedobór podczas inwentaryzacji.

Dla dodatkowego uprawdopodobnienia kradzieży należy zawiadomić o jej stwierdzeniu właściwe organy ścigania, np. policję. Dodatkowym uprawdopodobnieniem jest zgłoszenie tego faktu ubezpieczycielowi.

W ewidencji księgowej kradzież środka trwałego traktowana jest jako zdarzenie związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki i normalnym ryzykiem jej prowadzenia. W związku z tym strata związana z kradzieżą środka trwałego obciąża pozostałe koszty operacyjne jednostki.

Wyksięgowanie z ewidencji skradzionego środka trwałego może nastąpić na podstawie dokumentu LT (likwidacja środka trwałego) lub wyłącznie na podstawie protokołu z kradzieży następującymi zapisami: