Ewidencja nakładów poniesionych na adaptację ogródka w jednostce prowadzącej restaurację

Jednostka prowadząca restaurację w maju 2016 r. zaadaptowała ogródek przy tej restauracji w celu przyjmowania gości. Koszt adaptacji wyniósł 30.000 zł. Czy nakłady poniesione na adaptację należy potraktować jako samodzielny środek trwały, czy jako ulepszenie budynku, do którego należy? Jak amortyzować ten środek trwały, tj. przez cały rok, czy tylko w miesiącach użytkowania (od maja do października)?

Naszym zdaniem adaptacji ogródka przy restauracji nie należy traktować jako samodzielnego obiektu środków trwałych.

Niestety z informacji zawartych w treści pytania nie wynika w jakiej formie organizacyjno-prawnej prowadzona jest działalność restauracyjna. Jak wiadomo bowiem prowadzenie restauracji może odbywać się niemal w każdej możliwej formie prawnej, chociaż najczęściej prowadzona jest w formie jednoosobowych działalności gospodarczych. Przyjmujemy założenie, że jednostka, o której mowa w pytaniu, prowadzi księgi rachunkowe i sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

W pytaniu nie sprecyzowano także na czym polegały czynności mające charakter adaptacji, czy polegały na zamontowaniu konstrukcji tymczasowych (od maja do października, które po tym czasie zostaną rozmontowane), czy też konstrukcje na stałe zamontowano (np. ogrodzenie, podłoga, zadaszenie). Informacje te są niezbędne w celu rozstrzygnięcia czy poniesione nakłady powinny zwiększać wartość początkową budynku lub lokalu użytkowego, czy też zostać odniesione w ciężar kosztów działalności bieżącej jednostki.

Przy kwalifikowaniu nakładów poniesionych na wykonanie prac adaptacyjnych - z punktu widzenia przepisów o rachunkowości - należy uwzględnić regulacje określone w art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy o rachunkowości, który definiuje koszty jako uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli. Nakłady poniesione na ulepszenie środków trwałych ewidencjonuje się na koncie 08 "Środki trwałe w budowie". Z kolei art. 3 ust. 1 pkt 16 ustawy o rachunkowości stanowi, że środkami trwałymi w budowie są zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego. Z art. 31 ust. 1 tej ustawy wynika natomiast, że wartość początkową wprowadzonego do ksiąg rachunkowych środka trwałego (np. budynku) zwiększają koszty jego ulepszenia następującego w ciągu jego użytkowania polegające na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji. Przepisy ustaw podatkowych do ulepszenia zaliczają również koszty poniesione na adaptację polegającą na przystosowaniu (przerobieniu) środka trwałego do wykorzystania go w innym celu niż wskazywało na to jego pierwotne przeznaczenie albo nadanie mu nowych cech użytkowych. Pojęcia rozbudowa, przebudowa i adaptacja stosowane są przeważnie do budynków i budowli, czasem zaś i do linii technologicznych.

Więcej na ten temat można dowiedzieć się
z wideoszkolenia "Ulepszenie środków trwałych..."
dostępnego w serwisie
www.wideoporadniki.gofin.pl

Ulepszenie następuje wówczas, gdy:

1) środek trwały (obiekt) został poddany rozbudowie (powiększeniu), w tym doposażeniu w części składowe lub peryferyjne, przebudowie (zmianie istniejącego stanu na inny), rekonstrukcji (odtworzeniu zużytego całkowicie lub częściowo środka trwałego) lub modernizacji (unowocześnieniu),

2) wartość użytkowa obiektu po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.

Nakłady poniesione na ulepszenie środka trwałego (np. budynku restauracji) można zaliczyć na zwiększenie jego wartości początkowej wyłącznie w sytuacji, jeżeli w wyniku ulepszenia spełnione zostaną efekty wymienione w art. 31 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości, tj. nastąpi np. wydłużenie okresu używania budynku, poprawa warunków bezpieczeństwa i higieny pracy lub obniżenie kosztów jego eksploatacji. Jeżeli te warunki zostaną spełnione, to od podwyższonej o koszty adaptacji wartości początkowej budynku restauracji trzeba będzie dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Przy czym rozpoczęcie amortyzacji powinno nastąpić nie wcześniej niż od dnia oddania środka trwałego do używania, w równych w ciągu roku ratach, z reguły miesięcznych, bez przerw, nawet jeżeli obiekt nie jest używany, np. z powodu braku zamówień, poddania go remontowi lub ulepszeniu.

W przeciwnym przypadku, tj. niespełnienia kryteriów określonych w art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nakłady te powinny zostać odniesione w ciężar kosztów działalności operacyjnej.

Ostateczną decyzję, czy wykonane prace adaptacyjne będą miały charakter ulepszenia czy też nie, powinien podjąć kierownik jednostki na podstawie przedłożonych mu dokumentów zatwierdzonych przez odpowiednie służby - fachowców, którzy stwierdzą czy wykonane prace mogą zostać uznane za ulepszenie.