Środki trwałe w księgach firmy - kwalifikacja, uproszczenia, amortyzacja i rozchód - Dodatek nr 9 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 12 (636) z dnia 20.06.2025

Rozliczanie kosztów ulepszenia środka trwałego w sposób uproszczony

Posiadamy w ewidencji księgowej dwie maszyny produkcyjne, które są naszymi środkami trwałymi. Jedna z maszyn jest częściowo zamortyzowana, a druga całkowicie. Obecnie przeprowadziliśmy prace modernizacyjne, w wyniku których wzrosła wartość użytkowa tych maszyn. Prace uznaliśmy za ulepszenie. Jednak wartość poniesionych nakładów nie jest znacząca. Czy poniesione na ten cel wydatki możemy odnieść w koszty działalności operacyjnej?

W ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jednostki mogą stosować uproszczenia w oparciu o art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Przy czym nie mogą one uznać poszczególnych pozycji majątku za nieistotne, jeżeli pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne (por. art. 4 ust. 4a ww. ustawy). W praktyce więc często jednostki w polityce rachunkowości przyjmują uproszczenie polegające na tym, że tak jak dla celów podatkowych, wartości początkowej środka trwałego nie zwiększają nakłady na ulepszenie, których łączna kwota poniesiona w danym roku nie przekracza wartości określonej w ustawie podatkowej, tj. 10.000 zł. Takie nakłady są odnoszone w ciężar kosztów bieżącej działalności. Jak wynika bowiem z art. 16g ust. 13 updop oraz art. 22g ust. 17 updof, środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10.000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka posiada w ewidencji środków trwałych dwie maszyny produkcyjne. Jedna z maszyn jest całkowicie zamortyzowana, a druga częściowo.
2. W marcu 2025 r. dokonano ulepszenia tych maszyn. Nakłady netto na ulepszenie każdej maszyny wyniosły po: 2.000 zł.
3. Zgodnie z polityką rachunkowości spółki, wartości początkowej środków trwałych nie zwiększa się o nakłady na ulepszenie, których łączna kwota poniesiona w danym roku nie przekracza wartości: 10.000 zł. Ewidencję kosztów prowadzi się na kontach zespołu 4.
4. Wartość netto nakładów poniesionych na każdą z maszyn odniesiono w koszty bieżącej działalności.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Warto dodać, iż w pkt 8.5-8.7 projektu Krajowego Standardu Rachunkowości nr 16 "Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości" szczegółowo omówiono zasady zastosowania uproszczenia w zakresie ujmowania kosztów ulepszenia środków trwałych. Według projektowanego standardu takie uproszczenie odnosi się do ulepszeń następujących po przyjęciu środka trwałego do użytkowania i polega na tym, że jednostka określa próg istotności przy początkowym ujęciu, poniżej którego koszty ulepszenia ujmuje się w kosztach bieżącej działalności. Próg istotności pozwalający na ujęcie ulepszeń środków trwałych w kosztach bieżącej działalności może być ustalony kwotowo lub procentowo, w zależności od grupy rodzajowej środków trwałych. Na przykład jednostka może w zasadach (polityce) rachunkowości wskazać, że jeżeli koszty ulepszenia budynku lub budowli nie przekraczają w ciągu roku 1% ich wartości początkowej, a w przypadku pozostałych środków trwałych 10 tys. zł, to ujmuje się je w kosztach bieżącej działalności, pod warunkiem, że 1% wartości początkowej nie stanowi kwoty przekraczającej próg istotności na potrzeby sprawozdania finansowego. W projekcie zaznaczono, iż istotność kosztów ulepszenia środka trwałego należy ostatecznie oceniać w momencie zakończenia całości prac wchodzących w zakres tego ulepszenia i ponownego włączenia obiektu do użytkowania. Jeżeli ten sam środek trwały stanowi przedmiot dwóch lub więcej ulepszeń w ciągu roku, to jego wartość początkową zwiększa się po włączeniu obiektu do użytkowania następującym po zakończeniu każdego ulepszenia (KSR nr 11, pkt 7.10). Do czasu zakończenia ulepszenia zaleca się aktywować jego koszty jako środki trwałe w budowie, jeżeli planowane koszty ulepszenia przekraczają ustalony próg istotności.