Nakłady poniesione na ulepszenie środka trwałego muszą być udokumentowane

Przedsiębiorca (podatnik PIT) rozbudował budynek będący jego środkiem trwałym. Dokonał tego w trakcie jego amortyzacji. Nie gromadził dokumentów dotyczących tej rozbudowy. Po zakończonych pracach budowlanych i dokonaniu odbioru inwestycji zlecił wykonanie operatu szacunkowego. Czy przedsiębiorca może podwyższyć wartość początkową środka trwałego w oparciu o posiadany operat szacunkowy?

Przedsiębiorca nie może podwyższyć wartości początkowej środka trwałego w oparciu o posiadany operat szacunkowy. Powinien gromadzić dokumenty związane z rozbudową tego środka i na ich podstawie ustalić sumę wydatków poniesionych na jego rozbudowę.

Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c updof, nie uważa się za koszty podatkowe wydatków na ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 22g ust. 17 updof powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.

Z art. 22g ust. 17 updof wynika, że jeśli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, to ich wartość początkową, ustaloną zgodnie z ust. 1, 3-9 i 11-15 tego przepisu, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie (w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3.500 zł). Przy czym środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3.500 zł oraz
wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Tak więc wartość początkową ulepszonego środka trwałego powiększa się o sumę wydatków poniesionych na jego ulepszenie. Aby ustalić tę sumę, przedsiębiorca powinien gromadzić i przechowywać dokumenty wskazujące na wartość ponoszonych wydatków. Brak stosownych dokumentów uniemożliwia zwiększenie wartości początkowej ulepszonego środka trwałego. Ustawodawca nie dopuścił bowiem możliwości zwiększenia wartości początkowej środka trwałego w oparciu o wykonany przez rzeczoznawcę operat szacunkowy.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w wyrokach sądów administracyjnych. Jako przykład można wskazać wyrok WSA w Rzeszowie z 1 kwietnia 2014 r., sygn. akt I SA/Rz 105/14 (orzeczenie nieprawomocne), w którym Sąd stwierdził: "Podatnik prowadził rozbudowę i modernizację budynku, czyniąc nakłady w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, co oznacza, że możliwym było ustalenie przez niego kwoty wydatków na ulepszenie spornego środka trwałego i określenie jego nowej wartości początkowej (zaktualizowanej) przez powiększenie pierwotnej wartości początkowej o sumę wydatków na ulepszenie. Wydatki na inwestycje ponoszone w ramach działalności gospodarczej podatników powinny być odpowiednio udokumentowane, jednak skarżący zaniechał dokumentowania wydatków ponoszonych w związku z ulepszeniem tego środka trwałego. (…) To na podatniku spoczywa ciężar wykazania, że poniósł określone wydatki, a wysokość tych wydatków powinna być potwierdzona rachunkami lub fakturami. Przy czym dowodów dokumentujących poniesienie wydatków nie mogą zastąpić zeznania świadków (usługodawców, ani rzeczoznawcy)".