Remont środka trwałego przed wprowadzeniem do używania

Nabyliśmy za granicą używaną maszynę, która ma usterkę dotyczącą sterowania elektronicznego. Przed wprowadzeniem do używania będziemy musieli ją naprawić. Czy koszty związane z tą naprawą, w tym również napisanie oprogramowania, zalicza się do kosztów remontów, czy modernizacji? Koszty na pewno przekroczą 3.500 złotych.

Wartość początkową wprowadzonego do ksiąg rachunkowych środka trwałego zwiększają koszty jego ulepszenia. Z kolei wydatki poniesione na remont przyjętego do używania środka trwałego zalicza się w ciężar kosztów działalności operacyjnej w okresie, którego dotyczą. Podkreślić jednak należy, że wszelkie wydatki związane z zakupem środka trwałego poniesione do momentu przyjęcia tego obiektu do używania w stanie kompletnym i zdatnym do użytku zwiększają cenę nabycia, tj. wartość początkową środka trwałego.

Za cenę nabycia środka trwałego przyjmuje się bowiem, zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, cenę zakupu składnika aktywów obejmującą kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, w przypadku importu powiększoną o obciążenia o charakterze publicznoprawnym, powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, załadunku, wyładunku, i składowania, obniżoną o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski.

Zasadniczo zakupioną przez jednostkę maszynę, przyjętą do używania z przeznaczeniem na własne potrzeby jednostki, z zamiarem korzystania z niej przez okres dłuższy niż rok, zalicza się do środków trwałych w momencie, gdy jest kompletna i zdatna do użytku.

Opisana w pytaniu maszyna posiada usterkę, która uniemożliwia jej działanie. Dlatego wszelkie koszty poniesione na naprawę tej maszyny zwiększą cenę jej nabycia i jednocześnie będą stanowiły wraz z ceną zakupu i kosztami z nim związanymi jej wartość początkową, od której jednostka będzie naliczać odpisy amortyzacyjne.

Zwracamy uwagę, na odpowiednie zakwalifikowanie przez jednostkę oprogramowania związanego z maszyną, którą jednostka zamierza kupić. W świetle art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, programy komputerowe jako autorskie prawa majątkowe lub też licencje na użytkowanie tych programów, można zaliczać do wartości niematerialnych i prawnych, wtedy gdy:

zostały nabyte przez jednostkę,
nadają się do gospodarczego wykorzystania,
przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok,
są przeznaczone do używania na potrzeby jednostki.

Nie każde oprogramowanie stanowi odrębny składnik majątku. Wśród programów komputerowych wyróżnia się bowiem programy, bez których np. komputery lub maszyny nie będą działały i w związku z tym nie będą zdatne do użytku (tak zwane oprogramowanie systemowe) oraz takie, które służą realizacji konkretnych zadań w zależności od potrzeb jednostki (tak zwane oprogramowanie użytkowe, które stanowić może odrębny składnik majątku). Ocena czy zamówione oprogramowanie zwiększy wartość początkową maszyny, czy może stanowić osobny składnik majątku w postaci wartości niematerialnej i prawnej należy do jednostki.