Ujęcie w ewidencji pozabilansowej magazynu wraz z gruntem, użytkowanego na podstawie umowy najmu

Jesteśmy spółką z o.o. i prowadzimy pełną rachunkowość. Podlegamy badaniu przez biegłego rewidenta. Podpisaliśmy umowę najmu na halę magazynową wraz z gruntem do składowania naszych wyrobów. Czy powinniśmy zarówno halę, jak i grunt wprowadzić do ewidencji pozabilansowej, tak jak to ma miejsce w przypadku np. samochodów w leasingu? Czy biegły może poprosić o wykaz kont pozabilansowych? Jeśli tak, to w jakiej wysokości przyjąć te składniki do ewidencji pozabilansowej, jeśli kontrahent nie chce udzielić nam informacji o ich wartości?

Prowadzenie przez jednostkę ewidencji pozabilansowej nie jest obowiązkowe. Decyzję o jej prowadzeniu należy zapisać w zasadach (polityce) rachunkowości. Jednak wartość obcych środków trwałych użytkowanych przez jednostkę m.in. na podstawie umowy najmu wymaga ujawnienia w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego sporządzonej według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości nie zobowiązuje jednostek do prowadzenia ewidencji pozabilansowej. Jeśli jednostka zdecyduje się ją prowadzić, to przyjęte do stosowania zasady prowadzenia kont pozabilansowych powinna opisać w swojej polityce rachunkowości. Do pozabilansowej ewidencji środków trwałych użytkowanych przez jednostkę na podstawie umów najmu, dzierżawy, leasingu operacyjnego, jeżeli środki te zaliczane są do majątku wynajmującego, wydzierżawiającego lub leasingodawcy i są przez te podmioty amortyzowane, można wykorzystać konto 09-0 "Obce środki trwałe". Po stronie Wn tego konta ujmuje się wartość początkową obcych środków trwałych pod datą otrzymania ich do używania w prowadzonej działalności, np. na podstawie protokołu przekazania. Z kolei stronę Ma tego konta uznaje się wartością początkową tych samych obcych środków trwałych po zakończeniu umowy najmu, dzierżawy, leasingu operacyjnego, pod datą ich wydania finansującemu, na podstawie dokumentu potwierdzającego ich zwrot właścicielowi.

Ze względu na obowiązki informacyjne przewidziane w ustawie o rachunkowości, obce środki trwałe podlegają wykazaniu w dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finansowego. Do zaprezentowania nieamortyzowanych lub nieumarzanych przez jednostkę środków trwałych używanych na podstawie umów najmu, dzierżawy i innych umów, w tym z tytułu leasingu, zobowiązane są wyłącznie jednostki sporządzające informację dodatkową według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości (por. pkt 1 ust. 5 dodatkowych informacji i objaśnień). Jednostki małe sporządzające informację dodatkową według załącznika nr 5 oraz jednostki mikro sporządzające informacje uzupełniające do bilansu według załącznika nr 4 informacje o nieamortyzowanych lub nieumarzanych środkach trwałych używanych na podstawie umów najmu, dzierżawy, i innych umów, w tym z tytułu umów leasingu, przedstawiają dobrowolnie.

Z wyjaśnień zawartych w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa" wynika, że wartość aktywów będących przedmiotem umowy leasingu operacyjnego oraz najmu lub dzierżawy korzystający ustala na podstawie informacji przekazanych mu przez finansującego, a w przypadku ich braku lub uznania za niewiarygodne, na podstawie cen rynkowych podobnego przedmiotu.