Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 14 (638) z dnia 20.07.2025

Inwentaryzacja drobnych materiałów odpisywanych w koszty

Robimy co kwartał inwentaryzację artykułów spożywczych (woda, cukier), biurowych (papier) oraz pelletu do opału. Są to materiały, które księgujemy bezpośrednio w koszty. Wartość tych materiałów to kilka tysięcy złotych, a nasze obroty wynoszą około kilkunastu milionów złotych. Czy taka inwentaryzacja jest obowiązkowa?

W świetle art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadza się inwentaryzację wszystkich aktywów i pasywów wykazywanych w bilansie jednostki. Z punktu widzenia zasad rachunkowości nabywane przez jednostkę artykuły spożywcze, biurowe oraz pellet do opału zalicza się do rzeczowych aktywów obrotowych jednostki jako materiały wykorzystywane na potrzeby ogólnogospodarcze lub administracyjne.

Z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika, iż kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę może podjąć decyzję o stosowaniu jednej z czterech, wymienionych w tym przepisie, metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników. Jedna z tych metod, określona w art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy, polega na odpisywaniu w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączonym z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. W przypadku materiałów metoda ta polega na rezygnacji z bieżącej ewidencji na koncie 31-1 "Materiały" i odpisywaniu wartości materiałów w momencie ich zakupu w ciężar kosztów na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub odpowiednim koncie zespołu 5. Nie później niż na dzień bilansowy należy ustalić stan zapasów materiałów na podstawie inwentaryzacji w drodze spisu z natury i następnie wycenić go po to, by na jego podstawie skorygować koszty działalności operacyjnej o niezużyte materiały i wykazać pozostałości zapasów w księgach rachunkowych i w bilansie. Korektę stanu zapasu materiałów ujmuje się po stronie Wn na koncie 31-1, w korespondencji ze stroną Ma konta 40-1 lub odpowiedniego konta zespołu 5. W świetle pkt 14 i 85 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów - nieobjęte bieżącą ewidencją księgową zapasy, odpisywane w ciężar kosztów w momencie zakupu lub wytworzenia podlegają obowiązkowo spisowi na ostatni dzień roku obrotowego. Do wyceny zapasu materiałów i towarów nieobjętych ewidencją księgową, ustalonych drogą spisu z natury i wykazanych w arkuszach spisowych stosuje się ceny zakupu lub nabycia z zastosowaniem metody FIFO.

Z treści przedstawionych wyżej przepisów prawa bilansowego wynika, że materiały odpisywane w koszty w momencie zakupu (tj. materiały nieobjęte bieżącą ewidencją księgową) należy poddać spisowi z natury, nie później niż na dzień bilansowy. W praktyce, ze względu na przepisy podatkowe, podatnicy odpisujący materiały bezpośrednio w koszty na dzień ich zakupu powinni sporządzać inwentaryzację tych składników na koniec każdego okresu rozliczeniowego, za który ustalana jest zaliczka na podatek dochodowy (tj. odpowiednio na koniec miesiąca, kwartału). Jedynie u podatników wpłacających zaliczki uproszczone, ustalane na podstawie podatku należnego z lat ubiegłych, taka konieczność nie występuje i można dokonać inwentaryzacji na koniec roku.

Jednostka może także nabywane artykuły spożywcze, artykuły biurowe oraz pellet do opału traktować jako przekazane z zakupu bezpośrednio do zużycia. Przy takim założeniu, w ewidencji księgowej, w momencie zakupu zalicza się wartość ww. artykułów bezpośrednio w ciężar kosztów zużycia materiałów. W takiej sytuacji nie stanowią one jednak aktywów jednostki i dlatego nie podlegają inwentaryzacji.

Warto zauważyć, że rezygnacja z bieżącej ewidencji bilansowej wymienionych w pytaniu materiałów, czy rezygnacja ze spisu ich ilości z natury, w żadnym przypadku nie może oznaczać całkowitego braku kontroli ze strony jednostki nad tymi składnikami majątku. Kontrola taka powinna być stosowana "na bieżąco" już na poziomie dokonywania zakupów poprzez m.in. weryfikację ilości i wartości nabywanych artykułów spożywczych/biurowych, analizę częstotliwości dokonywanych zakupów.

Stosowany przez jednostkę sposób rozliczania dokonywanych zakupów materiałów służących celom ogólnogospodarczym, czy administracyjnym należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki. Obydwa opisane rozwiązania stanowią uproszczenie. Należy pamiętać o tym, że jednostka dokonując wyboru rozwiązań dopuszczonych ustawą o rachunkowości i dostosowując je do swoich potrzeb, powinna zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich operacji gospodarczych istotnych do oceny sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego jednostki (por. art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Natomiast w myśl art. 4 ust. 4 tej ustawy, w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości może stosować uproszczenia, pod warunkiem, że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz jej wyniku finansowego.