Koszty ubezpieczenia samochodu osobowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych

Spółka jawna zakupiła nowy samochód osobowy i wprowadziła go do ewidencji środków trwałych. Jak w księgach rachunkowych należy ująć koszty ubezpieczenia tego samochodu, w tym ubezpieczenia AC? Jak zaksięgować nierozliczone koszty ubezpieczenia w przypadku sprzedaży tego samochodu?

Koszty ubezpieczenia samochodu (w tym ubezpieczenia AC) w księgach rachunkowych kwalifikuje się do kosztów działalności operacyjnej i ewidencjonuje na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" i/lub odpowiednim koncie zespołu 5. Koszty te rozlicza się generalnie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, bowiem dotyczą one zwykle przyszłych okresów sprawozdawczych. W momencie sprzedaży samochodu jednostka powinna zaprzestać aktywowania kosztów ubezpieczenia, a nierozliczoną kwotę odpisać w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

Dla celów bilansowych koszty ubezpieczenia samochodu zalicza się do kosztów działalności operacyjnej bez żadnych limitów kwotowych czy procentowych. Natomiast pod względem podatkowym, z dniem 1 stycznia 2019 r. ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodów składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (por. art. 23 ust. 1 pkt 47 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 49 updop). Ograniczenie to dotyczy składek na ubezpieczenie, ustalanych w oparciu o wartość samochodu przyjętą do celów ubezpieczenie, tj. generalnie składek na ubezpieczenie AC. W sytuacji gdy część składki na ubezpieczenie AC nie stanowi kosztu podatkowego, w ewidencji analitycznej do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" i/lub odpowiedniego konta zespołu 5, jednostka może wyodrębnić konto, na którym będzie ujmowała koszty stanowiące koszty uzyskania przychodów i konto, gdzie będą ewidencjonowane koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Polisy ubezpieczeniowe dotyczą często przyszłych okresów sprawozdawczych. Przykładowo polisa zawarta na okres od 11 kwietnia 2019 r. do 10 kwietnia 2020 r. dotyczy dwóch lat, zatem koszty ubezpieczenia wskazane jest rozliczać w czasie (por. art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Rozliczanie (odpisywanie) tych kosztów na odpowiednie okresy powinno nastąpić od momentu rozpoczęcia obowiązywania polisy i może to być w miesiącu rozpoczęcia obowiązywania lub miesiącu następnym, jeżeli pierwszy okres nie obejmuje pełnego miesiąca. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki. Przyjęty sposób stosuje się w sposób ciągły. Takie rozwiązanie podziału kosztów wynika także z zasady współmierności, określonej w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Do ewidencji już poniesionych kosztów (o charakterze operacyjnym) dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych służy konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Kwotę do rozliczenia przypadającą na jeden okres można ustalić, dzieląc kwotę kosztów na liczbę okresów, na które koszt ma być rozliczony. Przykładowo bieżący odpis kosztów ubezpieczenia ustala się najczęściej, dzieląc kwotę na liczbę miesięcy lub na liczbę dni.

Warto pamiętać, że do kosztów ubezpieczenia można zastosować uproszczenie polegające na odstąpieniu od stosowania rozliczeń międzyokresowych kosztów i zaliczeniu wydatków dotyczących kilku okresów sprawozdawczych do kosztów działalności w miesiącu ich poniesienia, o ile kwota ta nie wpłynie istotnie na wynik finansowy (por. art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Przy czym składkę ubezpieczeniową dotyczącą dwóch lat obrotowych wskazane jest rozliczać proporcjonalnie do tych lat, następująco:

1) w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego ująć jednorazowy odpis ubezpieczenia w części dotyczącej bieżącego roku obrotowego oraz

2) w księgach rachunkowych następnego roku obrotowego - na początku tego roku obrotowego - ująć jednorazowy odpis w kwocie przypadającej na ten rok obrotowy.

Należy wskazać, że tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy kwoty wynikające z polisy są niewielkie (nieistotne), jednorazowy odpis kosztów może dotyczyć całego okresu trwania umowy ubezpieczenia.

W pytaniu mowa jest również o ewentualnej sprzedaży samochodu i o nierozliczonej składce AC. W momencie sprzedaży samochodu jednostka powinna zakończyć aktywowanie kosztów ubezpieczenia, a nierozliczoną kwotę odnieść w ciężar konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" w korespondencji z kontem 64-0.

W przypadku sporządzania rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym, rozliczenie pozostałej części ubezpieczenia w księgach rachunkowych należy przeprowadzić za pośrednictwem konta 79-0 "Obroty wewnętrzne" oraz konta 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych". Co ważne, w jednostce ewidencjonującej koszty wyłącznie na kontach zespołu 4 stosuje się tylko konto 79-0.

Przykład

I. Założenia:

W kwietniu 2019 r. jednostka sprzedała samochód objęty ubezpieczeniem OC i AC. Na koniec kwietnia na koncie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów widniało saldo nierozliczonej polisy w wysokości: 1.000 zł. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, a rachunek zysków i strat sporządza w wariancie porównawczym.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - wyksięgowanie nierozliczonej kwoty ubezpieczenia:
a) odpisanie nierozliczonych do momentu sprzedaży samochodu aktywowanych kosztów ubezpieczenia	1.000 zł	79-1	64-0
b) zarachowanie nierozliczonej kwoty ubezpieczenia w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych	1.000 zł	76-1	79-0