A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 4 (795) z dnia 1.02.2013

Ewidencja niskocennych składników majątku trwałego

Prowadzimy księgi rachunkowe. Czy rzeczowe składniki majątku o wartości poniżej 3.500 zł powinny być objęte jakąś dodatkową ewidencją (podatkową lub bilansową), czy też dopuszczalne jest nieujmowanie tych przedmiotów w żadnej ewidencji?

Składniki majątku, które ze względu na niską wartość nie zostały zaliczone do środków trwałych, nie muszą w ogóle być ujmowane w ewidencji.

Wydatki na nabycie składników majątku o wartości początkowej równej lub niższej niż 3.500 zł można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania (art. 16d ust. 1 ustawy o PDOP lub art. 22d ust. 1 ustawy o PDOF).

Ustawa o rachunkowości w art. 32 ust. 6 dopuszcza dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej dokonanie m.in. jednorazowego odpisu. Nie odnosi się przy tym do możliwości nieuznawania takich składników za środki trwałe.

Jednak w praktyce, jednostki, w ramach uproszczeń, przyjmują do stosowania w tym zakresie zasady podatkowe. Wówczas jeżeli dla celów podatkowych jednostka nie zalicza niskocennego składnika do środków trwałych, może postąpić tak samo dla celów bilansowych, księgując jego wartość w koszty działalności operacyjnej (konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii").

Należy wskazać, że decyzja w tej sprawie powinna zawsze wynikać z przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości wymaganych art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Pomimo braku wymogów ustawowych, cenne i "chodliwe" składniki majątku jednostki powinny objąć ewidencją pozabilansową. Może to dotyczyć np. telefonów komórkowych, laptopów, kalkulatorów, lamp, książek, itp. Decyzję w tej kwestii podejmuje sama jednostka. Prowadzenie takiej ewidencji umożliwi bowiem kontrolę nad ich stanem oraz ewentualne rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone mienie.

Kwestia, czy dany składnik nie został "wyprowadzony" poza jednostkę, nabiera szczególnego znaczenia w świetle art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PDOF (oraz odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 52 ustawy o PDOP). W myśl tego przepisu, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na nabycie niezaliczonych do środków trwałych rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa m.in. w przypadku stwierdzenia, że bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa (podatnika). Szerzej na ten temat pisaliśmy w poprzednim numerze Biuletynu Informacyjnego, w opracowaniu pt. "Skutki przekazania na cele osobiste składników majątku niezaliczonych do środków trwałych ze względu na niską wartość albo okres użytkowania - odpowiedź KIP".

Dodajmy, że inaczej kwestia niskocennych składników uregulowana jest u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia księgi prowadzą m.in. ewidencję wyposażenia. Ewidencja ta obejmuje wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1.500 zł. Przy czym przez wyposażenie należy rozumieć rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z ustawą o PDOF, do środków trwałych, czyli takie, o których mowa w pytaniu.