Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 19 (379) z dnia 1.10.2014

Wymiana kas rejestrujących na nowe drukarki fiskalne

Mamy kasy fiskalne, które są już zużyte i całkowicie zamortyzowane. Chcemy je wymienić na nowoczesne drukarki fiskalne. Jakich zapisów powinniśmy w związku z tym dokonać w księgach rachunkowych? Czy zakup nowych drukarek należy udokumentować dowodem OT, a na stare wystawić LT? Co zrobić ze zużytymi kasami fiskalnymi?

Wycofanie z ewidencji środków trwałych zużytych i całkowicie zamortyzowanych kas fiskalnych można udokumentować dowodem "LT – Likwidacja środka trwałego" i ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

Należy jednak rozróżnić moment wyksięgowania środka trwałego z ewidencji i postawienia go w stan likwidacji, od faktycznej likwidacji tego obiektu (np. utylizacji), którą często przeprowadza się w terminie późniejszym. Do momentu fizycznej likwidacji środka trwałego wskazane jest ująć go w ewidencji pozabilansowej, zapisem:

Wyksięgowanie środka trwałego z ewidencji pozabilansowej nastąpi w momencie jego fizycznej likwidacji, zapisem: Ma konto 09.

Zwracamy uwagę, że w przypadku kas rejestrujących zasady ich używania, ewidencjonowania obrotu, serwisowania regulują przepisy ustawy o VAT i wydane na ich podstawie między innymi rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). Stosownie do § 15 ust. 1 tego rozporządzenia, w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:

• wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny),
   
• w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym składa wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy,
   
• składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego,
   
• dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego. Odczyt powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego. Raport stanowi załącznik do protokołu. Protokół sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Należy również podkreślić, iż niekiedy zaprzestanie używania kas fiskalnych skutkuje obowiązkiem zwrotu przez jednostkę ulgi otrzymanej z tytułu zakupu kasy rejestrującej. Z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT wynika bowiem, że podatnicy są zobowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania między innymi zaprzestaną ich używania.

Jeśli chodzi natomiast o zakup nowych drukarek fiskalnych, to według przepisów ustawy o rachunkowości każda drukarka fiskalna, która spełnia definicję środka trwałego określoną w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, czyli jest kompletna, zdatna do użytku, przeznaczona na potrzeby jednostki, a przewidywany okres jej ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok, może być zakwalifikowana do środków trwałych, bez względu na jej wartość początkową. Operację zakupu drukarki fiskalnej, jeśli jednostka zaliczy ją do środków trwałych, ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie faktury zakupu, zapisem:

Przyjęcia środka trwałego do używania, gdy jest kompletny i zdatny do użytku, dokonuje się zazwyczaj na podstawie dowodu "OT – Przyjęcie środka trwałego", zapisem:

Jednostki mogą, na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, stosować uproszczenia, jeśli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. W ramach uproszczeń można nie zaliczać do środków trwałych składników majątku nieprzekraczających wartości np. 3.500 zł (kwota zaczerpnięta z przepisów podatkowych; może być to też inna wartość ustalona przez jednostkę). Wartość tych składników odnosi się wówczas bezpośrednio w ciężar kosztów zużycia materiałów w miesiącu oddania ich do używania. W takim przypadku, wartość drukarki fiskalnej w cenie zakupu (nabycia) jednostka ujmie zapisem: