Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 4 (388) z dnia 20.02.2015

Wprowadzenie środka trwałego ujawnionego podczas inwentaryzacji do ewidencji księgowej

Podczas inwentaryzacji przeprowadzonej w naszej jednostce okazało się, że w ewidencji środków trwałych nie figurują naniesienia budowlane powstałe na początku lat 70 (utwardzenie placu postojowego nawierzchnią asfaltową – 629 m², utwardzenie chodnika w postaci kostki – 90 m²). Jesteśmy spółką z o.o. utworzoną w drodze komercjalizacji przedsiębiorstwa państwowego w 2005 r. Nie posiadamy dokumentów, z których wynikałaby wartość początkowa tych naniesień. Zleciliśmy biegłemu rzeczoznawcy majątkowemu ich wycenę. Jak zaksięgować powstałą nadwyżkę inwentaryzacyjną? Czy powinniśmy ją odnieść na przychody (konto 76-0), czy na korektę wyniku z lat poprzednich?

Co do zasady środki trwałe podlegają inwentaryzacji na dzień bilansowy w drodze spisu z natury. Inwentaryzacja stanowi część składową rachunkowości (art. 4 ust. 5) i polega na okresowym ustalaniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów na określony dzień. Stan ten musi być odpowiednio udokumentowany i porównany ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, a powstałe ewentualne różnice (zarówno w formie niedoborów, jak i nadwyżek) powinny zostać wyjaśnione i rozliczone w ewidencji bilansowej, tak aby doprowadzić stan księgowy do stanu rzeczywistego. W myśl art. 27 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami w księgach rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Pytająca jednostka powinna mieć pewność, że w wyniku spisu z natury uzyskano kompletne i prawidłowo ustalone dane o tych składnikach majątku. Powinna także doprowadzić do tego, aby w księgach rachunkowych oraz w sprawozdaniu finansowym zostały wykazane środki trwałe odpowiadające rzeczywistej wielkości ustalonej drogą spisu z natury.

Z informacji zawartych w pytaniu wynika, iż w księgach rachunkowych oraz w sprawozdaniu finansowym nie figurują pewne składniki majątku spełniające kryteria środków trwałych.

W celu udokumentowania powyższego komisja inwentaryzacyjna powinna sporządzić protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych na dzień bilansowy zawierający m.in. skład osobowy komisji, odniesienie co do terminu i rodzaju spisywanych składników majątku, wskazanie nadwyżek oraz zakwalifikowanie tych nadwyżek. Protokół powinien zawierać oprócz podpisów członków komisji inwentaryzacyjnej, także opinię głównego księgowego oraz podpis kierownika jednostki zatwierdzający ww. ustalenia. W przypadku środków trwałych – ze względu na ich specyfikę – przy wyjaśnianiu różnic i wnioskach końcowych wskazane jest korzystanie np. z pomocy służb technicznych, czy inwestycyjnych. Protokół z różnic inwentaryzacyjnych, po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki, stanowi podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych powstałych nadwyżek.

Protokół weryfikacji różnic  inwentaryzacyjnych dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Rachunkowość